Mendapatkan hibah adalah salah satu cara yang efektif untuk mendukung pelaksanaan program atau penelitian bagi seorang dosen. Lolos dan bisa mendapatkan dana hibah adalah harapan bagi setiap dosen yang mengajukannya. Namun, tidak semua proposal yang dikirim dapat dengan mudah lolos ke tahap berikutnya sebab ada proses seleksi yang harus dilalui.
Proses seleksi biasanya dimulai dengan pemeriksaan administratif yang ketat dan pada tahap ini tidak jarang banyak juga yang gugur. Padahal tahapan ini bisa dikatakan tahapan paling awal.
14 Alasan Proposal Hibah Penelitian Tidak Lolos Administratif
Bagi sebagian dosen mungkin tahap administratif sering kali dianggap sederhana, tetapi justru di sinilah banyak kesalahan mendasar terjadi. Padahal proposal yang gagal di tahap administratif tidak akan sampai ke penilaian substansi, sehingga peluang untuk mendapatkan hibah menjadi hilang.
Nah, pada kesempatan kali ini kami akan menjabarkan beberapa alasan yang bisa membuat proposal hibah penelitianmu gagal atau tidak lolos seleksi administrasi. Harapannya, setelah memahami alasan ini dapat membantu kamu mempersiapkan proposal dengan lebih baik agar tidak mengulang kesalahan yang sama. Mari simak pembahasan lebih lengkapnya pada uraian berikut ini:
1. Tidak Memenuhi Syarat dan Ketentuan
Setiap program hibah memiliki syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi. Misalnya, batas waktu pengumpulan, format proposal tertentu (seperti jenis font, ukuran margin, atau jumlah halaman), dan dokumen pendukung seperti surat rekomendasi atau daftar riwayat hidup. Jika salah satu syarat tidak terpenuhi, proposal yang kamu ajukan kemungkinan besar akan langsung gugur tanpa penilaian lebih lanjut.
Ada beberapa tips yang bisa kamu gunakan untuk mencegah permasalahan ini, yaitu:
- Telitilah ketika membaca pedoman atau panduan yang diberikan oleh penyelenggara hibah.
- Buat daftar periksa (checklist) untuk memastikan semua persyaratan telah dipenuhi.
- Diskusikan dengan tim atau kolega untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat.
2. Format Dokumen yang Tidak Sesuai
Banyak penyelenggara hibah mengharuskan format yang sangat spesifik, seperti menggunakan margin 3 cm, font Times New Roman ukuran 12, dan lain sebagainya. Dan peraturan tersebut wajib untuk kamu patuhi.
Ketidakpatuhan pada format ini sering kali dianggap sebagai tanda kurangnya perhatian terhadap detail, sehingga proposal langsung dinyatakan tidak memenuhi syarat.
Nah, beberapa tips yang bisa kamu pakai untuk mengantisipasinya antara lain:
- Perhatikan format dokumen yang diminta
- Gunakan template jika tersedia.
Sebelum mengirimkan proposal, lakukan pengecekan teknis terkait margin, font, dan jumlah halaman.
3. Dokumen Pendukung Tidak Lengkap
Dokumen pendukung seperti surat pengantar, CV penulis, surat izin, atau laporan keuangan sering kali menjadi elemen wajib yang harus dilampirkan bersama proposal. Ketidakhadiran salah satu dokumen ini biasanya langsung menggugurkan proposal.
Nah, ada beberapa tips yang bisa kamu gunakan untuk memastikan kesalahan ini tidak terjadi, yaitu:
- Pastikan semua dokumen pendukung telah dipersiapkan sebelum batas pengiriman.
- Simpan dokumen dalam format PDF atau sesuai instruksi untuk menjaga integritas format.
4. Keterlambatan Pengiriman
Batas waktu pengumpulan proposal adalah aturan yang sangat ketat. Keterlambatan, bahkan hanya beberapa menit, bisa membuat proposal yang kamu ajukan akan terdiskualifikasi.
Keterlambatan bisa dipicu oleh banyak hal, misalnya akibat masalah teknis, seperti gangguan jaringan atau kurangnya persiapan. Untuk mengatasinya kamu bisa menerapkan tips berikut ini:
- Kirim proposal setidaknya 1-2 hari sebelum tenggat waktu untuk mengantisipasi kendala teknis.
- Simpan beberapa salinan dokumen dalam berbagai format untuk mempermudah proses pengiriman.
5. Kurangnya Tanda Tangan atau Stempel Resmi
Beberapa proposal memerlukan tanda tangan penanggung jawab atau stempel resmi dari institusi terkait. Ketidakhadiran elemen ini seringkali mengindikasikan kurangnya legalitas dokumen, sehingga proposal dianggap tidak sah.
Jadi, sebelum mengirimkan proposal penelitian tersebut pastikan untuk memeriksa bagian mana saja yang memerlukan tanda tangan atau stempel sebelum mencetak dokumen. Lalu pastikan juga dokumen telah diverifikasi oleh pihak berwenang sebelum dikirim.
6. Kesalahan Administratif
Kesalahan kecil seperti salah menulis nama penerima hibah, alamat email, atau nomor identitas pengusul bisa menjadi tanda kurangnya ketelitian. Kesalahan ini memberikan kesan kurang profesionalisme dan dapat menyebabkan kegagalan administratif.
Maka dari itu lakukan pengecekan ulang terhadap detail administratif, termasuk nama, nomor identitas, dan informasi kontak. Serta mintalah rekan atau kolega untuk membantu proofreading dokumen proposal penelitian tersebut.
7. Penggunaan Bahasa yang Tidak Formal
Proposal yang menggunakan bahasa tidak baku, seperti istilah slang, atau terlalu santai, akan dianggap kurang profesional. Reviewer sering kali mencari proposal yang menggunakan bahasa formal dan terstruktur dengan baik.
8. Kata Kunci dalam Bentuk Kalimat
Kata kunci yang tidak disajikan dalam format yang terstruktur dan hanya tersebar dalam teks dapat mempersulit reviewer untuk memahami fokus proposal. Hal ini mengurangi peluang proposal untuk menarik perhatian.
Banyak dijumpai proposal menggunakan kata kunci berbentuk kalimat, padahal seharusnya berbentuk frasa. Nah, frasa itu ialah satuan terendah dalam sintaksis yang terbentuk dari dua buah kata atau lebih yang mengisi fungsi sintaksis. Artinya, kata kunci dalam proposal penelitian terdiri dari dua kata, bukan kalimat panjang, bukan juga satu kata tunggal.
9. Kutipan Tidak Mengikuti Sistem Vancouver
Proposal yang tidak konsisten dalam menggunakan sistem kutipan, seperti Vancouver, akan dianggap kurang rapi dan dapat menimbulkan kebingungan. Format kutipan yang salah mencerminkan ketidaksiapan dalam menyusun proposal.
Nah, sistem Vancouver itu sendiri merupakan metode penulisan daftar referensi dengan menggunakan sistem penomoran dan secara umum digunakan dalam disiplin keilmuan bidang medis dan farmasi.
Nah, ketentuan di dalam sistem ini antara lain:
- Nama author ditulis maksimal 6, selanjutnya digantikan dengan et al.
- Nama jurnal ditulis dengan versi singkat (abbreviation name tanpa menggunakan tanda titik setelah singkatan)
- Tahun ditulis tanpa disertai bulan dan tanggal
- Nomor halaman ditulis versi singkat (contoh: 726–729 ditulis menjadi 726–9)
- DOI ditulis berupa URL https dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
10. Sistematika Proposal Tidak Mengikuti Ketentuan
Jika struktur proposal tidak sesuai dengan pedoman, seperti menukar urutan bab atau menggunakan heading yang tidak standar, maka proposal dapat dianggap tidak memenuhi kriteria administratif.
Pada umumnya program hibah biasanya menetapkan format proposal usulan penelitian yang sifatnya wajib diikuti oleh seluruh pendaftar.
Sehingga semua format proposal uang dikirim itu seragam walaupun berasal dari seluruh universitas di Indonesia. Tujuannya ialah untuk memudahkan reviewer dalam melakukan penilaian dan seleksi, baik dari tahap seleksi administrasi maupun substansi.
Jadi aturan format tertentu ini ada maksud dan tujuannya, ya dan benar-benar menjadi faktor penilaian oleh reviewer. Jangan sampai nih topik penelitian menarik tapi tak patuh administrasi menggagalkan kamu menjadi penerima hibah. Jadi, pastikan kamu membaca ketentuan dan buku panduan program hibah sebelum proposal dikirimkan, ya!
Ada beberapa tips yang bisa kamu pakai untuk meminimalisir terjadinya kesalahan format yaitu:
- Baca buku panduan dengan seksama.
- Ikuti template atau contoh proposal yang diberikan oleh penyelenggara hibah.
- Gunakan daftar isi untuk memastikan semua bagian tersusun sesuai urutan.
11. Pendahuluan Tidak Lengkap
Pendahuluan yang terlalu singkat atau tidak mencakup elemen-elemen penting seperti latar belakang, masalah, dan tujuan penelitian akan memberikan kesan bahwa proposal tidak memiliki dasar yang kuat. Hal ini akan membuat reviewer kurang antusias untuk melanjutkan membaca proposal penelitianmu sampai akhir.
Maka dari itu pastikan untuk memaparkan latar belakang dengan menyebutkan data atau fakta pendukung. Serta rinci tujuan penelitian untuk memberikan gambaran yang jelas tentang hasil yang diharapkan.
12. Pendahuluan Tidak Ada State of The Art dan Roadmap
State of the art memberikan gambaran tentang posisi penelitian saat ini, sementara roadmap menunjukkan langkah-langkah yang akan diambil ke depan. Ketiadaan elemen ini membuat proposal terlihat kurang terarah.
Tambahkan penjelasan singkat tentang penelitian terbaru yang relevan. Lali, susun roadmap dalam bentuk tabel atau diagram untuk memberikan visualisasi yang jelas.
13. Metode Lebih dari 1130 Kata
Metode yang terlalu panjang menunjukkan ketidakmampuan untuk merangkum informasi penting secara ringkas, melanggar pedoman teknis yang telah ditetapkan.
Maka dari itu ketika menyusun bagian ini pastikan untuk fokus pada langkah-langkah utama dalam metode penelitian. Lalu, hindari penjelasan yang terlalu teknis jika tidak diminta.
14. Dalam Metode Terdapat State of The Art dan Roadmap
Bagian metode yang mencampurkan state of the art dan roadmap menunjukkan bahwa proposal kurang terstruktur. Sebab harusnya State of The Art dan Roadmap ini harusnya ada di pendahuluan bukan di metode. Tentu saja jika kamu salah meletakkannya akan membuat reviewer bingung dan proposalmu berkemungkinan tidak lolos seleksi.
Nah, itulah beberapa alasan proposal hibah penelitian tidak lolos administratif. Baiknya jangan kamu lakukan, ya sebab gagal di tahap administratif bisa jadi sangat mengecewakan, terutama jika kamu sudah menghabiskan banyak waktu untuk menyusun proposal.
Jadi, ketika menyusun proposal hibah penelitian pastikan untuk mempersiapkannya dengan teliti, mengikuti semua aturan yang ditetapkan, dan melakukan pengecekan ulang sebelum pengiriman. Dengan perhatian lebih pada detail administratif, peluangmu untuk lolos ke tahap berikutnya akan meningkat secara signifikan. Selamat berjuang!