Setiap dosen penerima hibah penelitian tentu akan melalui tahap monitoring dan evaluasi (monev) sebagai bagian dari proses pengawasan dan penilaian terhadap pelaksanaan penelitian. Bagi dosen pemula, monev sering kali menjadi tahap yang cukup menegangkan karena harus menunjukkan capaian penelitian, bukti luaran, serta laporan penggunaan dana hibah.
Namun, kamu tidak perlu terlalu khawatir karena dengan persiapan yang matang, proses ini bisa dilalui dengan lancar. Nah, yang namanya persiapan maka perlu dilakukan jauh-jauh hari sebelumnya, alias tidak dadakan.
10+ Persiapan Menghadapi Monev Hibah Penelitian yang Perlu Diketahui Dosen
Terkait dengan persiapan menghadapi monev hibah penelitian tersebut, ada beberapa hal yang perlu kamu lakukan. Mulai dari melihat jadwal, mencatat tujuan monev dan lain sebagainya yang bisa kamu baca selengkapnya di bawah ini:
1. Catat Jadwal Monev agar Bisa Membuat Persiapan dengan Matang
Langkah awal dalam menghadapi monev adalah memastikan kamu mengetahui jadwal pelaksanaan monev dengan jelas. Biasanya, lembaga penyelenggara hibah akan menginformasikan jadwal ini melalui surat resmi atau sistem daring.
Setelah mengetahuinya, segera buat timeline persiapan pelaksanaan monev hibah penelitian. Kamu bisa membuat timeline untuk menyusun laporan, menata bukti luaran, dan menyiapkan presentasi agar semuanya berjalan sesuai rencana.
Dengan mencatat jadwal sejak awal, kamu dapat menyusun strategi waktu yang efektif untuk setiap tahap persiapan. Langkah ini juga membantu menghindari kesalahan akibat tergesa-gesa dan memberi waktu cukup untuk melakukan pengecekan dokumen yang diperlukan.
2. Pahami Tujuan Monev-nya
Untuk memahami tujuan monev, kamu perlu tahu jenis monev yang akan diselenggarakan. Apakah itu monev kemajuan atau monev akhir.
Monev kemajuan memiliki tujuan untuk mengidentifikasi masalah atau kendala yang dihadapi di tengah jalan dan mencari solusi agar proyek tetap sesuai target. Sedangkan monev akhir bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana target dan tujuan yang ditetapkan di awal telah berhasil dipenuhi.
Jenis tujuan monev di atas juga agar berpengaruh terhadap dokumen-dokumen yang kamu persiapkan. Termasuk dengan luarannya, yang mana jika monev-nya adalah monev kemajuan maka luaran tidak harus sudah jadi, bisa masih berupa kemajuan.
Dan juga sebaliknya untuk monev akhir maka luaran sudah harus siap. Jika luaran berupa artikel jurnal, maka harus sudah terbit. Jika berupa buku maka bukunya juga sudah harus jadi.
3. Mempelajari Buku Panduan Pelaksanaan Monev Hibah Penelitian
Setiap program hibah biasanya memiliki buku panduan monev yang berisi informasi lengkap mengenai mekanisme, format laporan, dan aspek penilaian. Buku panduan ini adalah pedoman utama yang menentukan arah persiapanmu.
Pastikan kamu membacanya dengan teliti dan catat bagian-bagian pentingnya. Seperti tentang detail tentang jenis luaran yang wajib diserahkan, batas waktu penyusunan laporan, serta contoh dokumen pendukung yang relevan. Nah, dengan membaca dan memahami semuanya secara teliti, kamu dapat mengetahui apa saja yang menjadi prioritas penilaian oleh tim reviewer.
4. Memahami Alur Pelaksanaan Monev serta Aspek-aspek yang Dinilai
Selain memahami panduan tertulis, penting juga untuk mengetahui alur pelaksanaan monev. Biasanya, tahapan monev mencakup pengumpulan dokumen, evaluasi administrasi, presentasi hasil penelitian, hingga penilaian akhir oleh asesor.
Dengan memahami tahapan ini, kamu bisa menyiapkan setiap bagian secara sistematis tanpa melewatkan aspek penting. Adapun aspek yang dinilai dalam monev umumnya meliputi kesesuaian pelaksanaan penelitian dengan proposal, capaian luaran penelitian, serta akuntabilitas penggunaan dana hibah.
5. Mengumpulkan dan Menata Seluruh Berkas yang Dibutuhkan untuk Monev
Salah satu kesalahan umum yang sering dilakukan dosen adalah menyiapkan berkas monev secara terburu-buru. Agar lebih efisien, kamu perlu mulai mengumpulkan seluruh dokumen administratif sejak awal penelitian berjalan, bukan mendekati jadwal monev.
Untuk memudahkan pengumpulan dokumen, kamu bisa membuat checklist. Yang mana daftar periksa tersebut memuat berkas-berkas apa yang wajib dikumpulkan.
6. Menyusun serta Menyiapkan Bukti Hasil atau Luaran Penelitian
Luaran penelitian menjadi komponen utama yang dinilai dalam monev. Karena itu, penting untuk menyiapkan semua bukti hasil penelitian seperti artikel ilmiah, laporan kegiatan, prosiding, paten, buku atau produk inovatif lainnya.
Pastikan setiap bukti disertai dokumen pendukung seperti surat penerimaan jurnal atau laporan kegiatan lapangan. Nah, jika luaran masih dalam proses, berikan bukti pendukung progres seperti korespondensi dengan penerbit atau editor jurnal.
Langkah tersebut akan menunjukkan komitmen dan keseriusan kamu dalam menyelesaikan penelitian sesuai target yang telah dijanjikan di proposal. Namun perlu kamu ingat ya, bila monev-nya ialah monev akhir maka kamu perlu memastikan bahwa luarannya sudah benar-benar jadi!
7. Menyiapkan Dokumentasi Kegiatan Penelitian
Dokumentasi berfungsi sebagai bukti visual dari pelaksanaan kegiatan penelitian. Dokumentasi ini bisa dalam bentuk foto, video atau catatan kegiatan.
Ada tips yang bisa kamu lakukan untuk mempersiapkan dokumentasi ini, yaitu kumpulan file dokumentasi tersebut sejak awal agar tidak kewalahan menjelang monev. Oh, iya, dokumentasi penelitian ini selain bisa kamu gunakan sebagai bukti pelaksanaan, dokumentasi juga dapat digunakan untuk memperkuat presentasi kamu di hadapan asesor, ya.
8. Menyiapkan Laporan Penelitian
Persiapan menghadapi monev hibah penelitian berikutnya yaitu menyiapkan laporan penelitian. Laporan penelitian adalah dokumen inti dalam proses monev.
Pastikan kamu menyusun laporan penelitian dengan bahasa yang sistematis dan objektif. Jangan lupa untuk menyertakan latar belakang, metode, hasil, serta analisis capaian sementara secara rinci.
Selain itu, pastikan laporan kamu mengikuti format dan ketentuan yang terdapat dalam buku panduan monev. Hindari kesalahan teknis seperti penulisan yang tidak konsisten atau kurangnya data pendukung karena hal-hal kecil ini dapat memengaruhi penilaian asesor.
9. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Hibah
Persiapan menghadapi monev hibah penelitian berikutnya yaitu menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan atau dana hibah. Laporan ini bertujuan untuk memastikan bahwa dana hibah penelitian telah dikelola dengan baik, transparan dan akuntabel.
Oleh karena itu, kamu perlu menyiapkan laporan keuangan yang jelas dan terperinci. Catat semua pengeluaran dengan rapi, sertakan bukti transaksi seperti kuitansi, faktur, atau bukti pembayaran lainnya.
Selain itu, pastikan laporan keuangan disusun sesuai format yang telah ditentukan lembaga pemberi hibah. Dengan menyusun laporan keuangan ini dengan baik maka ini telah menunjukkan bahwa kamu mampu menjalankan penelitian secara profesional dan mematuhi peraturan penggunaan dana penelitian.
10. Mempersiapkan Bahan Presentasi dalam Bentuk Slide PPT
Presentasi monev menjadi kesempatan untuk memperlihatkan hasil penelitian secara langsung kepada asesor. Nah, untuk bisa mempresentasikan hasil penelitian dengan baik, maka kamu perlu membuat ppt yang informatif atau mampu mempresentasikan hasil penelitianmu.
Untuk mencapai tujuan tersebut, kamu bisa menggunakan grafik dan tabel untuk memudahkan pemahaman data. Dan yang tidak kalah penting, pastikan kamu mampu mempresentasikan PPT tersebut dengan sebaik mungkin.
Untuk itu kamu perlu latihan jika memang kamu belum terbiasa melakukan presentasi. Namun, kami rasa kegiatan presentasi ini sangat mudah dilakukan oleh seorang dosen, ya. Tapi tidak ada salahnya untuk melatih diri agar hasilnya lebih optimal, apalagi jika kamu masih dosen pemula.
11. Antisipasi Pertanyaan Asesor
Selain dokumen dan presentasi, hal penting lain yang perlu kamu siapkan adalah mental dan kemampuan menjawab pertanyaan asesor. Asesor biasanya akan mengajukan pertanyaan seputar hasil penelitian, metode yang digunakan, kendala, serta strategi penyelesaian masalah.
Pastikan kamu telah persiapkan jawaban yang jelas dan berlandaskan data penelitian. Lalu kamu juga perlu melatih kemampuan komunikasi agar kamu dapat menjawab dengan tenang dan meyakinkan.
Jika ada bagian penelitian yang belum sepenuhnya selesai, sampaikan progresnya secara jujur disertai rencana tindak lanjut yang realistis. Sikap terbuka dan solutif akan memberikan nilai tambah di mata asesor.
Itulah sebelas persiapan menghadapi monev hibah penelitian yang perlu kamu lakukan. Menghadapi monev hibah penelitian memang membutuhkan ketelitian dan kesiapan yang baik, terutama bagi dosen pemula yang baru pertama kali menerima hibah.
Namun, dengan memahami alur, menyiapkan dokumen sejak awal, serta menyusun laporan dan bukti luaran dengan rapi, proses monev dapat dijalani dengan lancar. Jadi, jangan takut menghadapi monev ini, tetap semangat!
