Pengadaan buku di perpustakaan sekolah merupakan langkah penting untuk memastikan peserta didik mendapatkan bahan bacaan yang relevan, berkualitas, dan mendukung proses pembelajaran. Dengan begitu maka akan sangat membantu siswa dalam meningkatkan literasi, serta menunjang guru dalam memberikan materi ajar yang lebih kaya.
Dalam praktiknya, proses pengadaan buku di sekolah tidak hanya berupa proses membeli buku. Ada beberapa tahapan atau prosedur yang harus dilakukan sebelum buku sampai di sekolah.
Prosedur Pengadaan Buku Perpustakaan Sekolah
Dengan prosedur yang baik, harapannya, sekolah dapat memastikan bahwa koleksi buku yang masuk benar-benar bermanfaat dan sesuai standar. Nah, apa saja prosedur yang umumnya dilakukan ketika proses pengadaan buku? Selengkapnya bisa kamu simak berikut ini:
1. Identifikasi Kebutuhan Koleksi
Prosedur pengadaan buku di perpustakaan sekolah yang pertama yaitu mengidentifikasi kebutuhan keleksi.
Panitia pengadaan buku perpustakaan yang biasanya terdiri dari pustakawan dan guru harus melakukan analisis kebutuhan. Analisis ini didasarkan pada kurikulum, minat baca siswa serta ketersediaan buku yang ada.
Nah, dalam melakukan analisis kebutuhan bahan pustaka ini ada beberapa cara yang bisa dilakukan yaitu:
- Melakukan survei kebutuhan kepada guru dan siswa.
- Meninjau koleksi yang sudah ada dan mencatat buku yang sudah usang atau kurang relevan.
- Membuat daftar prioritas judul yang dibutuhkan segera.
Untuk informasi yang lebih detail terkait apa saja yang perlu kamu pertimbangkan dalam menentukan koleksi, kamu bisa membacanya di artikel berikut: Hal yang Perlu Diperhatiin dalam Memilih Bahan Pustaka.
2. Penyusunan Rencana dan Anggaran
Karena perpustakaan sekolah merupakan bagian dari instansi pemerintah, bukan merupakan perpustakaan pribadi maka penyusunan rencana anggaran wajib untuk dilakukan. Nah, rencana ini biasanya dituangkan dalam dokumen kerja tahunan atau proposal yang diajukan ke pihak sekolah atau dinas terkait.
Di dalam rancangan anggaran tersebut biasanya memuat poin penting sebagai berikut:
- Jumlah judul dan eksemplar buku yang akan diadakan.
- Estimasi biaya pengadaan.
- Sumber dana (BOS, hibah, donasi, atau anggaran sekolah).
3. Seleksi dan Penentuan Vendor
Prosedur pengadaan buku perpustakaan sekolah selanjutnya adalah memilih vendor atau penyedia buku. Vendor bisa berasal dari penerbit, distributor, toko buku besar, atau penyedia khusus untuk sekolah. Pemilihan dilakukan dengan memperhatikan aspek legalitas, reputasi, harga, dan keaslian buku.
Tadi, sudah kami bahas ya, bahwa ada beberapa jenis vendor. Bisa toko buku besar, distributor sampai penerbit. Nah, dari beberapa jenis tersebut jika kamu ingin mendapatkan koleksi buku ter-update maka menggunakan layanan pengadaan buku dari penerbit bisa kamu pertimbangkan.
Dalam memilih penerbit ini, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk menyeleksinya yaitu:
- Membandingkan penawaran dari beberapa penerbit.
- Meminta katalog atau daftar judul yang tersedia.
- Memastikan penerbit tersebut memiliki pengalaman kerja sama dengan sekolah atau institusi pendidikan.
Rekomendasi layanan pengadaan buku terpecaya
Nah, jika kamu ingin mendapatkan buku dari penerbit yang sudah terjamin harganya bersahabat dan tersedia berbagai jenis paket yang bisa kamu pilih sesuai anggaran maka menggunakan layanan pengadaan buku dari Ruang Akademisi bisa jadi pilihan terbaik.
Ruang Akademisi merupakan penerbit anggota IKAPI yang sudah terjamin kredibilitasnya. Penulis yang menerbitkan buku di Ruang Akademisi pun berasal dari banyak kalangan.
Mulai dari penulis profesional, sampai dosen dari perguruan tinggi negeri sampai swasta. Jadi, untuk kualitas konten buku tidak perlu kamu ragukan lagi. Nah, untuk paket apa saja yang tersedia bisa kamu lihat di bawah ini:
Paket Literasi Dasar
Pertama, kami menyediakan paket Literasi Dasar. Nilai transaksinya bisa di bawah 1 Juta Rupiah. Yang mana dengan paket ini perpustakaan atau instansimu bisa mendapatkan 20-30 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentukan sendiri dan kamu juga akan mendapatkan bonus menarik sebesar 10%. Nah, paket ini cocok untuk perpustakaan sekolah/kampus, lembaga pendidikan dasar-menengah.
Paket Koleksi
Yang kedua yaitu paket Koleksi, dengan nilai transaksinya lebih dari atau sama dengan 5 Juta Rupiah. Dengan paket Koleksi ini kamu berhak mendapatkan 100 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentu kan sendiri. Lalu, ada bonus menarik sebesar 15% yang bisa kamu dapatkan.
Paket Premium Perpustakaan
Selanjutnya yaitu paket Premium Perpustakaan, dengan nilai transaksinya 10 Juta Rupiah. Dengan paket ini, perpustakaan atau instansimu berhak mendapatkan 170 eksemplar buku.
Yang mana jenis bukunya bebas kamu tentukan sendiri. Dan ada bonus menarik sebesar 20%. Paket pengadaan buku ini cocok untuk lembaga pendidikan, organisasi, instansi, dan kampus.
Paket Custom
Jika kamu masih bingung akan kebutuhan di perpustakaan atau instansimu, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dengan paket Custom ini. Di paket ini kami menyediakan layanan konsultasi gratis dan layanan pendampingan koleksi untuk membantumu menentukan judul atau jenis buku.
Jadi, paket apa yang akan kamu gunakan? Jika masih bingung atau ingin konsultasi terkait pengadaan buku di Ruang Akademisi, silakan konsultasi dengan klik link WhatsApp berikut: Pemesanan/Konsultasi Pengadaan Buku untuk Perpustakaan di Ruang.
4. Proses Pemesanan Buku
Jika vendor sudah dipilih, maka prosedur pengadaan buku berikutnya yaitu dilakukan pemesanan resmi. Pada tahap ini pihak sekolah biasanya mengirimkan daftar judul, jumlah eksemplar, dan detail lain yang diperlukan.
Vendor kemudian memberikan konfirmasi ketersediaan buku dan estimasi waktu pengiriman. Dokumen yang biasanya dilibatkan antara lain:
- Surat pemesanan resmi dari sekolah.
- Quotation atau penawaran harga dari vendor.
- Surat perjanjian kerja sama (jika diperlukan).
5. Pengiriman dan Penerimaan Buku
Setelah proses pemesanan dan pembayaran dilakukan maka vendor akan menyiapkan pesanan tersebut. Setelah itu, vendor akan mengirimkan bukunya.
Proses pengiriman ini perlu diawasi agar buku yang sampai sesuai dengan spesifikasi pesanan. Jadi, pihak sekolah atau panitia pengadaan buku perlu melakukan pengecekan terhadap jumlah, judul, kondisi fisik, dan keaslian buku.
Apabila ditemukan kerusakan atau ketidaksesuaian, sekolah berhak meminta penggantian kepada vendor. Proses serah terima biasanya disertai dengan tanda terima atau berita acara.
6. Inventarisasi dan Pengolahan Koleksi
Setelah buku diterima, langkah berikutnya adalah melakukan inventarisasi dan pengolahan koleksi. Buku dicatat dalam buku induk atau sistem manajemen perpustakaan, diberi label, nomor klasifikasi, serta dipersiapkan untuk dipajang di rak.
7. Penyediaan dan Promosi Koleksi Baru
Tahap terakhir dari prosedur pengadaan buku perpustakaan sekolah adalah menyediakan buku di rak perpustakaan dan memperkenalkan koleksi baru kepada siswa serta guru. Promosi dapat dilakukan dengan membuat daftar buku baru, pameran kecil di perpustakaan, atau sosialisasi melalui majalah dinding sekolah.
Nah, itu dia beberapa prosedur pengadaan buku di perpustakaan sekolah. Semoga uraian artikel di atas dapat memberikan kamu gambaran bagaimana prosedur pengadaan buku, ya.
Dan jika kamu merupakan salah satu panitia dalam program pengadaan buku perpustakaan sekolah kami doakan prosesnya lancar. Lalu setiap tantangan yang ada ditemukan solusinya, ya! Selamat menjalankan tugas!
