Dalam proses pengadaan buku perpustakaan, pemilihan vendor adalah salah satu tahapan yang cukup penting. Sebab, kualitas vendor atau penyedia dapat mempengaruhi kualitas bahan pustaka yang kita dapatkan dan anggaran yang kita keluarkan.
Nah, vendor yang tepat tidak hanya menyediakan judul yang relevan, tetapi juga memberi layanan yang bisa memudahkan staf perpustakaan atau panitia pengadaan buku. Untuk memperoleh vendor yang sesuai harapan tersebut diperlukan proses riset.
Cara Memilih Vendor Pengadaan Buku Terpercaya dan Berkualitas
Riset yang dimaksud ini meliputi beberapa hal yaitu memverifikasi legalitas, reputasi, ketersediaan judul, hingga proses pengiriman dan layanan purna jual. Untuk selengkapnya tentang cara memilih vendor pengadaan buku terpercaya bisa kamu simak sebagai berikut ini:
Siapa Saja yang Biasanya Menjadi Vendor Pengadaan Buku?
Berikut ini ialah beberapa pihak yang biasanya menjadi vendor pengadaan buku untuk perpustakaan:
1. Penerbit
Penerbit sering menjadi sumber langsung untuk judul-judul baru dan edisi cetak resmi. Bekerja sama dengan penerbit seringkali memberi keunggulan harga untuk pesanan tertentu dan kepastian keaslian buku.
2. Distributor buku
Distributor mengumpulkan judul dari berbagai penerbit sehingga memudahkan perpustakaan memperoleh koleksi yang beragam dalam satu pemesanan. Distributor umumnya cocok bila perpustakaan membutuhkan kuantitas besar atau variasi penerbit.
3. Toko buku besar
Toko buku besar (retailer) menawarkan kemudahan ketersediaan stok dan proses pemesanan yang sederhana. Namun, harga retail dan kebijakan pengembalian kadang kurang menguntungkan jika dibandingkan langsung membelinya ke penerbit atau distributor.
Cara Memilih Vendor Pengadaan Buku Terpercaya
Baik, saatnya kita cari tahu bagaimana cara memilih vendor pengadaan buku terpercaya. Cara memilih di sini bukan berarti memiliki dari tiga jenis pihak yang biasanya menjadi vendor pengadaan buku ya (di sub Siapa Saja yang Biasanya Menjadi Vendor Pengadaan Buku?).
Melainkan cara atau tips umum untuk memperoleh vendor berkualitas dan terpercaya. Oke, simak pembahasan detailnya berikut ini:
1. Periksa legalitas dan reputasi vendor
Cara memilih vendor pengadaan buku yang pertama yaitu periksa legalitas dan reputasi vendor. Vendor yang legal dan bereputasi baik memberikan kepastian hukum dan kemudahan administrasi (faktur, nota, garansi).
Langkah praktis yang bisa kamu lakukan yaitu dengan:
- meminta salinan dokumen legal (NPWP, SIUP/izin usaha,
identitas penanggung jawab), - portofolio kerja sama,
- serta daftar referensi institusi yang pernah menjadi klien
Selain menanyakan beberapa hal tersebut kepada vendor, kamu juga bisa melihat testimoni dari pengguna sebelumnya. Lalu, kamu juga bisa menanyakan sudah berapa lama mereka menjadi vendor yang membantu proses pengadaan buku perpustakaan.
Vendor yang sudah lama beroperasi biasanya memiliki pengalaman menangani masalah pengadaan skala besar dengan lebih matang. Dengan begitu penggunanya pun menjadi lebih terbantu, baik karena terhindar dari masalah maupun karena cepat terselesaikan masalah yang sedang terjadi.
2. Bandingkan harga dan ketersediaan koleksi
Jangan hanya melihat harga satu per satu, tapi hitung total landed cost: harga buku + ongkos kirim + pajak + biaya handling. Tanyakan diskon institusional, skema harga untuk pembelian bulk, serta syarat minimal pemesanan.
Untuk ketersediaan koleksi, konfirmasi status judul (in print/out of print), edisi, ISBN, serta estimasi waktu pemenuhan. Tanyakan bagaimana vendor menangani backorder dan pengganti jika judul yang dipesan tidak tersedia.
Kamu juga bisa menyusun perbandingan penawaran (quotation matrix) antar-vendor yang mencantumkan: harga unit, diskon, lead time, biaya tambahan, dan ketentuan retur. Proses membandingkan ini penting untuk kamu lakukan sebab, keputusan yang baik biasanya berdasar perbandingan terpadu, bukan sekadar harga terendah.
3. Evaluasi kualitas pelayanan
Layanan vendor berkualitas meliputi bantuan kurasi koleksi, pengiriman tepat waktu, kecepatan respon komunikasi, dan dokumentasi pemesanan yang rapi. Oh, iya, perhatikan pula aspek operasional seperti, packing yang aman, pelacakan pengiriman (tracking), prosedur klaim untuk barang rusak, serta kejelasan invoice dan dokumen pengiriman.
4. Pastikan keaslian dan kondisi buku
Keaslian buku adalah prioritas, jangan sampai perpustakaan yang kamu kelola mendapatkan buku palsu! Jadi, pastikan untuk meminta bukti sumber (faktur atau surat keterangan dari penerbit/distributor) dan cek ISBN serta metadata buku.
Untuk menghindari buku bajakan, salah satu hal yang bisa kamu lakukan yaitu menghindari vendor yang menawarkan harga yang jauh di bawah pasaran tanpa penjelasan sumber yang jelas. Kecuali mereka memang penerbit buku, jadi mereka ialah pihak pertama, sehingga peluang mendapatkan harga yang murah masih bisa terjadi.
Perlu kamu catat ya, buku berkualitas tidak hanya dilihat dari keaslian buku, tapi juga dari kondisi fisiknya. Oleh karena itu, pada saat pemesanan pastikan dulu bagaimana kualitas buku yang mereka sediakan.
Apakah itu buku baru, tidak ada cacat dan tanpa bekas stempel atau yang seperti apa. Dan tanyakan juga kepada penyedia, bila buku yang dipesan nanti ada yang cacat, apakah mereka menyediakan layanan retur atau tidak. Dengan menerapkan cara ini, peluang kamu untuk mendapatkan buku berkualitas semakin besar.
5. Cek fleksibilitas dalam kerjasama
Cara memilih vendor pengadaan buku berikutnya yaitu cek fleksibilitas dalam kerjasama. Untuk itu, kamu perlu menanyakan prosedur administrasi pengadaan buku dengan vendor.
Lalu periksa, apakah proses administrasi tersebut ribet atau tidak. Jika ribet cari vendor lain, jika mudah gunakan vendor tersebut.
Contoh Checklist Singkat untuk Wawancara Vendor
Nah, untuk merangkum beberapa cara memilih vendor pengadaan buku berkualitas di atas, kami akan membuatkan kamu beberapa rekomendasi atau checklist singkat untuk wawancara vendor berikut ini:
- Apakah vendor dapat menunjukkan dokumen legal (NPWP, SIUP)?
- Daftar institusi yang pernah bekerja sama dan kontak referensi.
- Contoh faktur atau bukti pembelian dari penerbit.
- Estimasi lead time untuk judul yang sering dipesan.
- Kebijakan retur dan garansi pengiriman.
- Opsi pembayaran dan syarat termin.
Rekomendasi Layanan Pengadaan Buku untuk Perpustakaan
Jika kamu sedang mencari penyedia layanan pengadaan buku terpercaya dan berkualitas, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dari Ruang Akademisi. Sebagai penerbit buku anggota IKAPI, Ruang Akademisi siap memberikan layanan terbaiknya.
Koleksi buku dijamin lengkap dan muktahir dari berbagai jenis genre. Dari buku pendidikan di bidang ilmu kesehatan, sosial politik, lingkungan hidup sampai buku fiksi seperti novel semua lengkap tersedia.
Kami pun juga menyediakan buku bertemakan self improvement. Intinya, semua jenis buku selalu ada dan selalu update. Sebab, setiap minggunya selalu ada judul baru yang kami terbitkan dari penulis-penulis hebat Indonesia.
Kami pun juga menyediakan berbagai paket pengadaan buku yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan. Apa saja paket pengadaan tersebut dapat kamu simak pada uraian di bawah ini:
Paket Literasi Dasar
Pertama, kami menyediakan paket Literasi Dasar. Nilai transaksinya bisa di bawah 1 Juta Rupiah. Yang mana dengan paket ini perpustakaan atau instansimu bisa mendapatkan 20-30 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentukan sendiri dan kamu juga akan mendapatkan bonus menarik sebesar 10%. Nah, paket ini cocok untuk perpustakaan sekolah/kampus, lembaga pendidikan dasar-menengah.
Paket Koleksi
Yang kedua yaitu paket Koleksi, dengan nilai transaksinya lebih dari atau sama dengan 5 Juta Rupiah. Dengan paket Koleksi ini kamu berhak mendapatkan 100 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentu kan sendiri. Lalu, ada bonus menarik sebesar 15% yang bisa kamu dapatkan.
Paket Premium Perpustakaan
Selanjutnya yaitu paket Premium Perpustakaan, dengan nilai transaksinya 10 Juta Rupiah. Dengan paket ini, perpustakaan atau instansimu berhak mendapatkan 170 eksemplar buku.
Yang mana jenis bukunya bebas kamu tentukan sendiri. Dan ada bonus menarik sebesar 20%. Paket pengadaan buku ini cocok untuk lembaga pendidikan, organisasi, instansi, dan kampus.
Paket Custom
Jika kamu masih bingung akan kebutuhan di perpustakaan atau instansimu, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dengan paket Custom ini. Di paket ini kami menyediakan layanan konsultasi gratis dan layanan pendampingan koleksi untuk membantumu menentukan judul atau jenis buku.
Jadi, paket apa yang akan kamu gunakan? Jika masih bingung atau ingin konsultasi terkait pengadaan buku di Detak Pustaka, silakan konsultasi dengan klik link WhatsApp berikut: Pemesanan/Konsultasi Pengadaan Buku untuk Perpustakaan di Ruang Akademisi.
