Pengadaan buku atau bahan pustaka merupakan bagian penting dalam pengelolaan sebuah perpustakaan. Koleksi yang tersedia akan sangat menentukan kualitas layanan dan daya tarik perpustakaan bagi pemustaka. Karena itu, perpustakaan harus memiliki strategi yang tepat dalam menambah koleksinya.
Koleksi yang lengkap, relevan, dan mutakhir menjadi kunci agar perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi, pendidikan, penelitian, maupun rekreasi. Tanpa pengadaan yang terarah, perpustakaan akan kesulitan memberikan layanan optimal bagi masyarakat. Di sinilah pentingnya memahami setiap tahapan dalam proses pengadaan.
3 Tahapan Pengadaan Buku atau Bahan Pustaka Perpustakaan Berdasarkan Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024
Memahami tahapan pengadaan buku atau bahan pustaka perpustakaan menjadi hal yang sangat penting, baik bagi pustakawan maupun pengelola perpustakaan. Dengan mengikuti tahapan yang tepat, proses pengadaan dapat berlangsung efisien, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dan berikut ini uraian terkait tiga tahapan pengadaan buku berdasarkan Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024:
1. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan menjadi langkah awal dalam pengadaan bahan pustaka. Pada tahap ini, perpustakaan melakukan identifikasi kebutuhan koleksi.
Identifikasi kebutuhan ini berdasarkan pada usulan pemustaka, bibliografi, katalog, maupun tinjauan/reviu Bahan Perpustakaan. Tujuannya adalah memastikan bahan pustaka yang diadakan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi.
Selain itu, perencanaan juga meliputi penentuan cara pengadaan, waktu pelaksanaan, serta penetapan alokasi anggaran. Dengan perencanaan yang matang, proses pengadaan dapat berjalan efisien, efektif, transparan, dan akuntabel.
Penentuan cara pengadaan
Dalam tahap perencanaan, sangat penting untuk menentukan cara pengadaan bahan pustaka. Secara umum, ada dua metode yang dapat dipilih, yaitu melalui swakelola atau melalui penyedia.
Swakelola berarti perpustakaan mengelola sendiri pengadaan bahan pustaka, misalnya dengan membentuk tim internal. Sementara itu, melalui penyedia dilakukan dengan bekerja sama dengan penerbit, agen, distributor, atau toko buku.
Pemilihan metode pengadaan ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan, anggaran, serta jenis bahan pustaka yang akan diadakan. Untuk bahan pustaka mutakhir, perpustakaan sering kali memilih penyedia resmi agar mendapatkan edisi terbaru.
Sedangkan untuk bahan pustaka langka, metode swakelola bisa lebih fleksibel. Misalnya dengan membeli langsung dari pemilik perorangan atau kolektor.
Nah, dengan menetapkan cara pengadaan sejak awal, perpustakaan dapat memastikan proses berjalan lebih terarah, efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini juga membantu dalam menyusun jadwal pelaksanaan serta menghitung alokasi anggaran secara tepat.
Pertimbangan usia bahan perpustakaan
Selain cara pengadaan, usia bahan pustaka juga menjadi pertimbangan penting dalam perencanaan. Bahan pustaka dapat dikategorikan menjadi bahan mutakhir dan bahan langka.
Bahan mutakhir biasanya diterbitkan dalam lima tahun terakhir atau merupakan edisi revisi terbaru, sehingga relevan untuk kebutuhan informasi terkini. Sementara itu, bahan pustaka langka memiliki nilai historis yang tinggi.
Biasanya berumur lebih dari lima puluh tahun, diterbitkan dalam jumlah terbatas, atau terkait dengan peristiwa penting serta tokoh berpengaruh pada masanya. Koleksi langka ini dapat memperkaya khazanah perpustakaan dan menjadi daya tarik tersendiri bagi pemustaka.
Dengan mempertimbangkan usia bahan pustaka, perpustakaan dapat menyeimbangkan koleksi antara kebutuhan informasi terbaru dan nilai sejarah yang patut dilestarikan. Hal ini mendukung fungsi perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan sekaligus lembaga pelestari budaya.
2. Verifikasi Bahan Pustaka
Tahapan pengadaan buku perpustakaan berikutnya adalah verifikasi. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa data bibliografi maupun bahan pustaka yang akan diadakan benar-benar sesuai.
Pustakawan melakukan pemeriksaan terhadap judul, nama penulis, penerbit, tahun terbit, hingga harga. Selain data bibliografi, pustakawan juga memverifikasi ketersediaan bahan pustaka dalam koleksi yang ada. Hal ini berguna agar perpustakaan tidak melakukan duplikasi koleksi yang tidak diperlukan.
3. Administrasi Pengadaan
Administrasi adalah tahapan pelaksanaan Pengadaan Bahan Perpustakaan melalui pembelian. Pada tahap ini, perpustakaan menyusun dokumen pengadaan sesuai metode yang dipilih, baik melalui swakelola maupun penyedia.
Administrasi Pengadaan ini mencakup penentuan metode, penerimaan dan pemeriksaan bahan pustaka, hingga pencatatan ke dalam database koleksi. Nah, penerimaan bahan pustaka dilakukan bersama penyedia dengan memperhatikan beberapa hal yaitu:
- kondisi fisik,
- jumlah eksemplar,
- serta kesesuaian data bibliografi.
Nah, dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tahapan pengadaan buku/bahan pustaka perpustakaan itu mencakup perencanaan, verifikasi, dan administrasi. Ketiga tahap tersebut saling berkaitan dan harus dilakukan secara sistematis agar perpustakaan memiliki koleksi yang berkualitas, relevan, serta sesuai kebutuhan pemustaka.
Dengan mengikuti pedoman ini, perpustakaan dapat mewujudkan pelayanan yang lebih optimal dan berkelanjutan. Untuk informasi lebih lengkap dan detailnya, kamu bisa membaca undang-undangnya dengan klik link berikut: Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024.
Rekomendasi Layanan Pengadaan Buku untuk Perpustakaan
Jika kamu sedang mencari penyedia layanan pengadaan buku terpercaya dan berkualitas, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dari Ruang Akademisi. Sebagai penerbit buku anggota IKAPI, Ruang Akademisi siap memberikan layanan terbaiknya.
Koleksi buku dijamin lengkap dan muktahir dari berbagai jenis genre. Dari buku pendidikan di bidang ilmu kesehatan, sosial politik, lingkungan hidup sampai buku fiksi seperti novel semua lengkap tersedia.
Kami pun juga menyediakan buku bertemakan self improvement. Intinya, semua jenis buku selalu ada dan selalu update. Sebab, setiap minggunya selalu ada judul baru yang kami terbitkan dari penulis-penulis hebat Indonesia.
Kami pun juga menyediakan berbagai paket pengadaan buku yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan. Apa saja paket pengadaan tersebut dapat kamu simak pada uraian di bawah ini:
Paket Literasi Dasar
Pertama, kami menyediakan paket Literasi Dasar. Nilai transaksinya bisa di bawah 1 Juta Rupiah. Yang mana dengan paket ini perpustakaan atau instansimu bisa mendapatkan 20-30 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentukan sendiri dan kamu juga akan mendapatkan bonus menarik sebesar 10%. Nah, paket ini cocok untuk perpustakaan sekolah/kampus, lembaga pendidikan dasar-menengah.
Paket Koleksi
Yang kedua yaitu paket Koleksi, dengan nilai transaksinya lebih dari atau sama dengan 5 Juta Rupiah. Dengan paket Koleksi ini kamu berhak mendapatkan 100 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentu kan sendiri. Lalu, ada bonus menarik sebesar 15% yang bisa kamu dapatkan.
Paket Premium Perpustakaan
Selanjutnya yaitu paket Premium Perpustakaan, dengan nilai transaksinya 10 Juta Rupiah. Dengan paket ini, perpustakaan atau instansimu berhak mendapatkan 170 eksemplar buku.
Yang mana jenis bukunya bebas kamu tentukan sendiri. Dan ada bonus menarik sebesar 20%. Paket pengadaan buku ini cocok untuk lembaga pendidikan, organisasi, instansi, dan kampus.
Paket Custom
Jika kamu masih bingung akan kebutuhan di perpustakaan atau instansimu, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dengan paket Custom ini. Di paket ini kami menyediakan layanan konsultasi gratis dan layanan pendampingan koleksi untuk membantumu menentukan judul atau jenis buku.
Jadi, paket apa yang akan kamu gunakan? Jika masih bingung atau ingin konsultasi terkait pengadaan buku di Ruang Akademisi, silakan konsultasi dengan klik link WhatsApp berikut: Pemesanan/Konsultasi Pengadaan Buku untuk Perpustakaan di Ruang Akademisi.
